Forum Rynku ZdrowiaForum Rynku Zdrowia

Bezpieczeństwo. Komfort. Jakość. Wydarzenia organizowane przez Grupę PTWP #wecare

1. Bezpieczeństwo w obiektach

Od zawsze dbamy o bezpieczeństwo. W obiektach, w których organizujemy nasze wydarzenia, standardem jest troska o najlepszą jakość. Wiemy jak zapewnić skuteczną dezynfekcję powierzchni, dbamy o wietrzenie pomieszczeń oraz odkażanie sprzętów. Wszystko po to, aby uczestnicy wydarzeń czuli się bezpiecznie i komfortowo w odpowiednio przygotowanych przestrzeniach.

#wecare – w obiektach

  • dezynfekujemy powierzchnie przed wejściem uczestników wydarzeń
  • wietrzymy sale i pomieszczenia
  • przestrzegamy ustalonych zasad w zakresie częstej wymiany powietrza
    w obiektach
  • preparaty do dezynfekcji umieściliśmy „na wyciągnięcie ręki” (przy wejściach do obiektów, w toaletach, przy kasach, windach, w recepcji oraz w strefie gastronomicznej)
  • w dobrze widocznych miejscach umieściliśmy instrukcje dotyczące: mycia rąk, dezynfekcji rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania
    i zakładania maseczek
  • określiliśmy maksymalną liczbę osób mogących przebywać w toalecie (równą liczbie dostępnych kabin/pisuarów)
  • wyłączyliśmy suszarki do rąk – w toaletach korzystamy z bezdotykowych podajników ręczników papierowych
  • oznaczyliśmy dedykowane pojemniki na zużyte środki ochrony osobistej
  • określiliśmy maksymalną liczbę osób mogących przebywać w windzie
    (jedna osoba, z wyłączeniem rodzin)
  • wprowadziliśmy nowe procedury dla serwisu sprzątającego zamówionego przez organizatora – obowiązuje większa częstotliwość czyszczenia
    i dezynfekcji (co jedną godzinę toalety, uchwyty, poręcze, klamki, przyciski, windy, schody ruchome, blaty, oparcia krzeseł etc.)
  • planujemy harmonogram organizacji wydarzenia tak, aby jak najmniejsza liczba osób pracowała w jednym czasie w jednym miejscu – uwzględniając również pracowników biurowych
  • zapewniamy możliwość bezdotykowego wejścia na teren wydarzenia
  • nie korzystamy z depozytów
  • w przypadku wynajęcia przez organizatora sprzętu IT/AV od zarządcy obiektu zobowiązujemy się m.in. do:
    • dezynfekcji mikrofonów i prezentera w przerwie między wystąpieniami
    • dezynfekcji mównicy w przerwie między wystąpieniami
    • dezynfekcji kabiny symultanicznej – po każdym 4-godzinnym bloku
    • dezynfekcji zestawów do tłumaczenia symultanicznego - po każdym dniu. Pamiętamy, by w ciągu dnia nie wydawać tego samego zestawu dwóm różnym osobom.

2. Bezpieczni odwiedzający

Mamy świadomość, że bezpieczeństwo obiektów zależy także od odpowiedzialności odwiedzających. Komunikujemy się z gośćmi, uczestnikami wydarzeń i prosimy o stosowanie się do określonych zasad.

#wecare – dbamy o uczestników

  • prosimy uczestników wydarzeń o dezynfekowanie i dokładne mycie dłoni. Dozowniki z płynem dezynfekującym są łatwo dostępne na terenie obiektów,
    a w toaletach zamieściliśmy instrukcje jak dokładnie myć dłonie
  • prosimy uczestników wydarzeń o noszenie maseczek, w szczególności
    w miejscach gdzie występują kolejki, np. przy wejściu do toalety
  • zwracamy uwagę uczestnikom na to, aby utrzymywali między sobą zalecany dystans społeczny, nawet w trakcie rozmowy pozostawali w rekomendowanej odległości od siebie (min. 1,5 metra)
  • wymagamy od uczestników wydarzeń pisemnego oświadczenia przy wejściu na wydarzenie lub wcześniej drogą online, że uczestnik, według swojej najlepszej wiedzy, nie jest osobą zakażoną oraz nie przebywa na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym
  • zalecamy, aby ze względu na swoje bezpieczeństwo, w wydarzeniach nie brały udziału osoby powyżej 70 roku życia i posiadające choroby przewlekłe
  • prosimy uczestników o wyrozumiałość i zajmowanie miejsc przypisanych do danej osoby; niestety wiąże się to z brakiem możliwości swobodnego wyboru miejsca przez uczestników wydarzenia
  • zalecamy zajmowanie co drugiego miejsca, a w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni zachowanie odległości 1,5 m pomiędzy uczestnikami; obowiązek zachowania jednego wolnego miejsca między uczestnikami nie dotyczy osoby, która:
    • uczestniczy w wydarzeniu z dzieckiem, które nie ukończyło 13 roku życia
    • jest osobą z orzeczeniem o niepełnosprawności, osobą z orzeczeniem
      o stopniu niepełnosprawności, osobą z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub osobą, która ze względu na stan zdrowia nie może poruszać się samodzielnie
  • prosimy o ograniczenie czasu przebywania na terenie recepcji – w miarę możliwości zalecana jest rejestracja i kontakt z obsługą wydarzenia w formie online
  • umożliwiamy wykonanie pomiaru temperatury ciała za pomocą bezdotykowego termometru lub kamer termowizyjnych przy wejściu na wydarzenie – jeśli zostanie wprowadzona taka procedura
  • przemieszczamy się tylko w strefie oznaczonej dla uczestników wydarzenia
  • wymagamy stosowania się do zapisów procedury wejścia i wyjścia publiczności do obiektu lub na teren wydarzenia:
    • ustawianie się w kolejce z zachowaniem dystansu min. 1,5 metra
    • zastosowanie się do podziału publiczności na sekcje wpuszczane
      w odpowiednich odstępach czasowych – jeżeli organizator przewidział taką procedurę
    • preferowane używanie biletów elektronicznych w telefonach
    • sprawne przemieszczanie się przy wejściu/wyjściu, w miarę możliwości przepuszczanie najpierw osób starszych
  • wymagamy zastosowania się do środków bezpieczeństwa stosowanych
    w obiekcie, instrukcji i poleceń obsługi w zakresie przestrzegania ww. środków
  • w przypadku wystąpienia u uczestnika niepokojących objawów COVID-19, jak duszność, stan podgorączkowy (temperatura ciała pomiędzy 37°C a 38°C), objawy przeziębieniowe lub bezpośredniego kontaktu uczestnika z osobą zakażoną wirusem SARS-CoV-2 w ciągu 14 dni przed wydarzeniem, nie powinien on przychodzić na miejsce organizacji wydarzenia, apelujemy
    o pozostanie w domu i skontaktowanie się z najbliższą stacji sanitarno-epidemiologicznej lub skorzystanie z teleporady u swojego lekarza POZ
  • apelujemy o zakrywanie ust i nosa zgiętym łokciem lub chusteczką podczas kaszlu i kichania – jak najszybsze wyrzucenie chusteczki do zamkniętego kosza i umycie rąk.

3. Gwarancja bezpiecznego cateringu

Międzynarodowe Centrum Kongresowe i Spodek współpracują długoterminowo z zaufanymi i sprawdzonymi firmami cateringowymi. W trosce o bezpieczeństwo uczestników wydarzeń, wdrożyliśmy jeszcze bardziej wymagające zasady obowiązujące catererów. Zasady obowiązują również w innych obiektach, w których organizujemy nasze wydarzenia.

#wecare – dla catererów

  • w przypadku konieczności dostawy sprzętu i/lub żywności, auta wykorzystywane do transportu poddawane są wietrzeniu i/lub dezynfekcji i/lub ozonowaniu
  • sprzęt i zastawę dezynfekujemy na bieżąco
  • serwowanie posiłków odbywać się może na kilka sposobów:
    • zamykane biodegradowalne lunchboxy
    • przyprawy, cukier i sól w jednorazowych opakowaniach
    • bezdotykowe stacje kawowe
    • bezdotykowe stacje obsługi bufetowej podczas lunchu, bankietu, kolacji
    • serwowanie do stolika
  • obsługa nosi maski/przyłbice zakrywających usta i nos oraz rękawiczki
  • środki dezynfekujące dla gości i obsługi są dostępne w strefach cateringowych
  • systematycznie dezynfekujemy ręce, lady i czytniki płatnicze oraz co najmniej raz na godzinę stanowiska kasowe lub stanowiska obsługi
  • PIN-pady i skanery dezynfekujemy najlepiej każdorazowo po/przed użyciem
  • dezynfekujemy powierzchnie wspólne, z którymi stykają się klienci, minimum co 15 minut (z wyłączeniem podłogi)
  • stosujemy się do aktualnych wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego
    i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach www.gis.gov.pl lub www.gov.pl/web/koronawirus/

4. Bezpieczeństwo w trakcie wydarzeń

Kongresy, konferencje, koncerty

W dbałości o bezpieczeństwo uczestników każdej imprezy kluczowa jest postawa jej organizatora. Opracowaliśmy zestaw zasad, które obowiązują firmy odpowiadające za wydarzenia w Międzynarodowym Centrum Kongresowym
i Spodku, jak również innych obiektach, w których realizujemy nasze wydarzenia. 

#wecare – organizatorzy imprez

  • prowadzimy działania komunikacyjne do uczestników – informujemy o nowych zasadach bezpieczeństwa i wymogach dotyczących ochrony przed SARS-CoV-2 przed wydarzeniem i w trakcie. Wykorzystujemy m.in.: media społecznościowe, bileterie, strony www, regulamin wydarzenia, plakaty, tablice, radiowęzeł etc.
  •  z podnajemcami, uczestnikami, wystawcami kontaktujemy się online, przez wybrane platformy, systemy rezerwacji. Wykorzystujemy nowe technologie, ograniczamy kontakty bezpośrednie
  • osoba chcąca wziąć udział w wydarzeniu, u której widoczne są oznaki choroby (uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu), nie może zostać wpuszczona na teren obiektu. Organizator imprezy zastosuje przygotowaną przez siebie wewnętrzną procedurę postępowania, zgodnie
    z wytycznymi GIS
  • mamy przygotowane i wyposażone w środki ochrony indywidualnej oraz płyn dezynfekujący pomieszczenie lub pokój, w których można czasowo odizolować osobę, u której pojawiły się objawy chorobowe
  • maseczki ochronne dostępne są w sprzedaży, w wyznaczonym punkcie
    w Międzynarodowym Centrum Kongresowym i Spodku
  • numery telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych umieszczamy w łatwo dostępnym miejscu
  • do momentu pełnego przywrócenia ruchu granicznego realizujemy wyłącznie wydarzenia / spotkania krajowe
  • dbamy o utrzymanie odległości przynajmniej 1,5 metra pomiędzy organizatorami/uczestnikami
  • zasłaniamy usta i nos (maseczką lub innym materiałem) – dotyczy każdej osoby przebywającej w obiekcie (organizator, podwykonawcy, uczestnik, obsługa etc.)
  • przestrzegamy obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do maksymalnej liczby osób mogących przebywać na wybranej przestrzeni:
    • przedstawienia, spektakle, projekcje filmów i nagrania wideo
      – korzystamy z połowy dostępnych miejsc
    • targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania – jedna osoba / 2,5m2
    • wydarzenia związane z wszelkimi zbiorowymi formami kultury i rozrywki - udostępniamy widzom lub słuchaczom co drugiego miejsca na widowni, z tym że nie więcej niż 50% liczby miejsc, a w przypadku braku wyznaczonych miejsc na widowni zachowanie odległości 1,5 m pomiędzy widzami lub słuchaczami
  • zapewniamy odpowiednią dezynfekcję wniesionych do obiektu własnych akcesoriów, mebli, sprzętu multimedialnego, przestrzegamy zasad takich jak:
    • dezynfekcja mikrofonów i prezentera w przerwie między wystąpieniami
    • dezynfekcja mównicy w przerwie między wystąpieniami
    • dezynfekcja kabiny symultanicznej – po każdym 4-godzinnym bloku
    • dezynfekcja zestawów do tłumaczenia symultanicznego – po każdym dniu. Pamiętamy, by w ciągu dnia nie wydawać tego samego zestawu dwóm różnym osobom.
  • szatnie/punkty przechowywania bagażu organizujemy w sposób następujący:
    • możliwe maksymalnie zwiększamy liczbę personelu obsługującego szatnie lub zapewniamy możliwość samodzielnego wieszania okryć wierzchnich przez uczestników wydarzenia/spotkania
    • w kolejce do szatni zachowujemy min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami spotkania/wydarzenia
    • obsługę szatni wyposażamy w środki ochrony indywidualnej, w tym maski lub przyłbice, rękawiczki oraz środki do dezynfekcji rąk (zgodnie
      z obowiązującymi przepisami), a także nieprzemakalne fartuchy
      z długim rękawem (do użycia w razie potrzeby)
    • w miarę możliwości okrycia wierzchnie wieszamy na co drugim wieszaku, wydawane numerki powinny być do jednorazowego użytku 
  • ladę szatni dezynfekujemy regularnie, nie rzadziej niż co jedną godzinę
  • rekomendujemy płatności bezgotówkowe
  • na wydarzeniach/spotkaniach dla min. 50 osób zapewniamy zespół ratownictwa medycznego przeszkolonego w zakresie COVID - 19 i dysponującego pełnymi środkami ochrony osobistej
  • wynajmowaną przestrzeń przygotowujemy i aranżujemy zgodnie
    z obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi zachowania odległości
  • posiadamy listę kontaktową przebywających w obiekcie osób (dot. również montaży i demontaży) w celu ewentualnego kontaktu w przypadku wystąpienia zakażenia wirusem podczas wydarzenia
  • powołujemy koordynatora do spraw zdrowotnych lub delegujemy pracownika do zadań związanych z dbałością o zachowanie wszelkich ustalonych procedur oraz stałego kontaktu z wyznaczoną osobą z właściwej powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej; uruchamiamy alarmowy nr telefonu organizatora, dostępny w czasie wydarzenia, umieszczamy go w widocznych miejscach wraz
    z informacją o zasadach korzystania
  • umowy z kontrahentami i pracownikami uzupełniamy o odpowiednie zapisy
    (np. klauzula RODO dotycząca udostępniania danych GIS, oświadczenie
    o stanie zdrowia)
  • aktualizujemy regulaminy pod kątem zapisów w zakresie bezpieczeństwa epidemicznego:
    • klauzule dot. ochrony danych osobowych, umożliwiające Organizatorowi udostępnienie Głównemu Inspektoratowi Sanitarnemu i służbom porządkowym danych osobowych uczestników imprezy
    • obowiązek samodzielnego wyposażenia się uczestnika w materiały ochrony osobistej
    • złożenie przez uczestnika obowiązkowego pisemnego oświadczenia przy wejściu na imprezę lub wcześniej drogą online, że uczestnik, według swojej najlepszej wiedzy, nie jest osobą zakażoną oraz nie przebywa na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym
  • publiczność sytuujemy w odległości minimum 1,5 metra od sceny/artystów,
    w przypadku występów wokalnych – min. 6 metrów
  • układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) spotkania/wydarzenia organizujemy w sposób:
    • zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania/wydarzenia – min. 1,5 metra
    • uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia/spotkania (miejsca / krzesła itp. są specjalnie oznakowane
      i przypisane do danej osoby)
  • kontrolujemy liczbę osób przebywających na terenie wydarzenia, co pozwala na blokadę wejścia w przypadku przekroczenia dozwolonej liczby osób
  • maksymalnie ograniczamy możliwość kontaktu osób wchodzących
    i wychodzących oraz możliwość zbierania się uczestników w ciągach komunikacyjnych w sposób uniemożliwiający zachowanie odpowiedniego dystansu. Wyjście z terenu spotkania jest w innym miejscu niż wejście na jego teren i wyraźnie oznaczone, z zakazem wychodzenia wejściem
  • w trakcie montażu i demontażu zachowujemy zasady bezpieczeństwa obowiązujące dla firm zabudowujących i dostawców zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami Głównego Inspektoratu Sanitarnego. Opracowujemy instrukcje bezpieczeństwa epidemicznego dla obiektu w trakcie przygotowań i przebiegu wydarzeń; przekazujemy do zaopiniowania na 14 dni przed wydarzeniem właściwej stacji sanitarno-epidemiologicznej (dotyczy dużych wydarzeń w obiektach zamkniętych)
  • oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania powinno umożliwiać min.
    1,5-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia / spotkania
  • stosujemy się do aktualnych wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego
    i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach www.gis.gov.pl lub www.gov.pl/web/koronawirus/, szczególnie dotyczy to zasad bezpieczeństwa uczestników/pracowników/dostawców wydarzenia/spotkania opublikowanych na stronach serwisu gov.pl

5. Nasi pracownicy ambasadorami #wecare

W trosce o bezpieczeństwo uczestników wydarzeń, organizatorów i swoje, wdrożyliśmy zasady, którymi na co dzień kierują się nasi pracownicy. 

#wecare

  • spotykając się z naszymi klientami zasłaniamy nos i usta, nosimy maseczki lub przyłbicę. Jeśli zapomnimy zabrać maski do/z biura, są one dostępne
    w recepcjach
  • zachęcamy gości i pracowników do uśmiechu na powitanie w zastępstwie uścisku dłoni 😊
  •  zachowujemy bezpieczną odległość od rozmówcy i współpracowników (rekomendowane 1,5 metra)
  •  regularnie, często i dokładnie myjemy ręce wodą z mydłem zgodnie z instrukcją znajdującą się przy umywalce i/lub dezynfekujemy osuszone dłonie środkiem na bazie alkoholu (min. 60%)
  •  podczas kaszlu i kichania zakrywamy usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką. Chusteczkę wyrzucamy do zamykanego kosza i myjemy ręce
  •  staramy się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu
  •  unikamy dojazdów do pracy środkami komunikacji publicznej, jeżeli istnieje taka możliwość
  •  przed rozpoczęciem pracy, tuż po przyjściu, myjemy ręce wodą z mydłem lub dostępnymi w obiekcie płynami do dezynfekcji. Znajdują się one na recepcjach przy wejściach do obiektów (MCK: wejście od strony parkingu VIP oraz od strony pl. Sławika i Antalla; SPODEK – wejście od osi A)
  •  dezynfekujemy telefon, klawiaturę i myszkę za pomocą środków dostępnych
    w aneksach kuchennych – przynajmniej raz w ciągu dnia roboczego. Środki do dezynfekcji, umieszczone w aneksach kuchennych, przeznaczone są do użytku przez wszystkich pracowników (nie zabieramy ich do swoich biurek)
  •  podpisujemy się na swojej liście obecności zaraz po przyjściu do pracy w celu kontroli informacji, kto w danym dniu przebywał na obiekcie
  • mając symptomy zakażenia SARS-CoV-2 nie korzystamy z miejsc publicznych
    i nie przychodzimy do pracy. W przypadku potwierdzenia zakażenia niezwłocznie informujemy pracodawcę
  • stosujemy się do aktualnych wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego
    i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach www.gis.gov.pl lub www.gov.pl/web/koronawirus/

Wytyczne powstały na podstawie Zasad bezpieczeństwa dotyczących przeciwdziałaniu zakażeniu wirusem SARS-CoV-2 dla wydarzeń organizowanych przez Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości S.A. Wersja uwzględniająca stan prawny i zalecenia Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwa Rozwoju oraz Głównego Inspektora Sanitarnego na dzień 80.08.2020 r.
Zasady mają zastosowanie w części dotyczącej działalności aktualnie dopuszczalnej przez przepisy prawa i mogą ulec zmianie stosownie do zmiany przepisów i zmiany wytycznych GIS.
Zmiany będą ogłaszane w formie zwyczajowo przyjętej: elektronicznie na stronie internetowej wydarzenia lub formie ogłoszeń. Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości S.A. zastrzega sobie możliwość zaostrzenia/poluzowania zasad bezpieczeństwa w zależności od sytuacji.
Link: https://sklep.ptwp.pl/pl/zasady-bezpieczenstwa